บัญชีแต่ละประเภท

ทุกท่านอาจจะเคยได้ยินคำว่า “เราจัดทำรายงานตามวัตถุประสงค์” สำหรับบัญชีก็เป็นเฉกเช่นนั้นเหมือนกันค่ะ วันนี้เราจะพาทุกท่านไปรู้จักกับแต่ละประเภทของรายงานทางบัญชีกัน

รายงานทางบัญชีนั้น แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ตามวัตถุประสงค์ที่นำไปใช้ ได้แก่

1. รายงานทางบัญชีเพื่อการจัดทำรายงานทางการเงิน หรือรายงานทางบัญชีการเงิน (Financial Report) รายงานทางบัญชีประเภทนี้มักมีมาตรฐานเป็นตัวกำหนดวิธีการจัดทำเบื้องต้น และอาจมีแนวทางในการปฏิบัติให้แต่ละบริษัทเลือกปรับใช้เพื่อให้เหมาะสมกับธุรกิจของตัวเอง การมีแนวทางและมีมาตรฐานกำกับ ก็เนื่องมาจากวัตถุประสงค์เพื่อการเปรียบเทียบ การนำเสนอ และใช้เพื่อประโยชน์ของภาคอุตสาหกรรมในระดับประเทศและต่างประเทศ ลองจินตนาการว่าถ้าทุกบริษัทจัดทำรูปแบบรายงานที่แตกต่างกันออกไป การวิเคราะห์ผลจะวัดผลหรือเปรียบเทียบกันได้อย่างไร ใครดีกว่า ดีกว่าตรงไหน คงไม่มีเกณฑ์ใดที่จะวัดได้อย่างเหมาะสม แต่หากทุกบริษัทจัดทำตามมาตรฐานเดียวกัน การนำไปวิเคราะห์ผลก็จะไปในทิศทางเดียวกันได้และสามารถเปรียบเทียบกันได้

2. รายงานทางบัญชีเพื่อการบริหาร (Management Report) รายงานทางบัญชีประเภทนี้โดยส่วนใหญ่ใช้แนวคิดที่สำคัญเป็นหลักจากบัญชีการเงิน แต่ได้เพิ่มเติมแนวทางการจัดทำเพื่อสนับสนุนมุมมองและการตัดสินใจของฝ่ายบริหารมากขึ้น นั่นแสดงว่า รายงานทางบัญชีบริหารมักจะมีแนวทางการจัดทำที่ลึกและกระจายมุมมองมากกว่ารายงานทางบัญชีการเงิน ยกตัวอย่างเช่น บัญชีสาขา สำนักงานใหญ่ บัญชีพักระหว่างแผนก ผังบัญชี Cost center ผังบัญชีเกี่ยวกับ Product และ Sale channel เป็นต้น ในบางครั้งการออกแบบรายงานทางบัญชีเพื่อการบริหารอาจนำมาเพื่อใช้ป้องกันและสร้างกระบวนการทำงานเพื่อลดข้อผิดพลาด ตรวจจับความผิดพลาดและเพื่อป้องกันการทุจริตร่วมด้วย ในหลายๆองค์กรมักจะมีแผนกที่เรารู้จักกันคือ แผนกงบประมาณ แผนกวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน (Financial planning and analysis: FP&A) แผนกนี้เองที่มักจะเป็นผู้นำข้อมูลบัญชีมาจัดทำรายงานเพื่อการบริหารจัดการ แต่ในบางบริษัททุกๆ แผนกสามารถจัดทำรายงานเพื่อการบริหารจัดการของตัวเองได้ โดยใช้ข้อมูลบัญชีเพียงบางส่วนก็สามารถจัดทำได้เช่นกัน

3. รายงานทางบัญชีภาษีอากร (Tax Report) รายงานทางบัญชีประเภทที่ 3 นี้มองข้ามไม่ได้เลยแม้แต่น้อย เพราะในแต่ละประเทศจะมีหน่วยงานที่จัดเก็บภาษี แม้ว่าฐานการจัดเก็บภาษี หลักการแนวคิดของแต่ละประเทศอาจแตกต่างกันออกไป แต่ก็เป็นหน้าที่ของนักบัญชีอีกเช่นกันที่ต้องรู้ประเด็นต่างๆ ทางภาษีที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เพื่อใช้ประกอบการวางแผนภาษีที่เหมาะสม  การยื่นภาษี และรายงานอื่นเมื่อหน่วยงานจัดเก็บภาษีร้องขอ หากไม่ได้จัดทำหรือจัดทำข้อมูลผิดไป อาจนำมาซึ่งค่าปรับทางภาษีแบบมหาศาลได้เลยทีเดียว

จาก 3 ประเภทรายงานทางบัญชีที่กล่าวถึงข้างต้น หลายท่านอาจจะสับสนว่าเราต้องจัดทำข้อมูลบัญชี 3 ชุดเลยหรืออย่างไร คำตอบคือ ไม่ใช่เลย เราสามารถจัดทำทั้ง 3 ประเภทได้จากข้อมูลชุดเดียวกัน เพียงแต่ต้องมีการจัดวางวิธีการนำข้อมูลแต่ละส่วนมาใช้ประโยชน์ มาจัดทำรายงานตามวัตถุประสงค์ที่ท่านจะนำไปใช้ต่างหาก ถ้าเราสังเกตให้ดีจะเห็นว่า แท้ที่จริงแล้วรายงานทางบัญชีทั้ง 3 ประเภทถูกออกแบบและจัดประเภทตามผู้ใช้งานหรือผู้มีส่วนได้เสีย (Stakeholders) จากที่เล่ามาทั้งหมดนี้ นอกจากประเภทรายงานทางบัญชีที่อยากให้ทุกท่านทราบแล้วนั้น ยังอยากเน้นย้ำให้ทุกท่านได้เล็งเห็นถึงประโยชน์และการให้ความสำคัญในการวางระบบบัญชี การสร้างฐานข้อมูลเพื่อการจัดเก็บและนำข้อมูลทางบัญชีที่สำคัญไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กรของท่านนั่นเอง

เขียนโดย : ทีมงาน Coast Redwoods